Toolpack sikrer pæne og ryddelige budgetter og diagrammer hos Profilservice.

Rengøringsselskabet Profilservice A/S har anskaffet Toolpacks overbygning til Excel, der bl.a. gør det nemt og overskueligt at præsentere virksomhedens økonomiske data for ledelsen og bestyrelsen. Det sikrer et godt grundlag for at udvikle langsigtede økonomiske strategier og forretningsgange.

Direktør Steen Meedom fra rengøringsselskabet Profilservice fortæller om en selvudviklet overbygning til Excel og skiftet til den nye Toolpack-løsning…

 

Toolpack gør økonomien og tallene levende

– Dér, hvor vi kan se, at vi med Toolpack har opnået en klar fordel i forhold til C5, er, når vi får vores rapportering fra C5, så er det så at sige en død sild, som man ikke kan lege med, fortæller Steen Meedom. Han uddyber:

– Med C5 får man bare en udskrift, som man ikke rigtig kan gøre noget med. Derimod kan vi med Toolpack vælge, hvilke lag vi vil præsentere ledelsen og andre for, enten på skærm eller i papirform.

Steen Meedom fortæller videre, at man kan vælge de dele og dimensioner ud, man synes er interessante, og så fokusere på dem.

 

Et servicesupermarked inden for rengøring

ProfilService A/S beskæftiger sig inden for forretningsområderne rengøring, vinduespolering, vejservice og Facility Management og har mange års erfaring i at samarbejde med såvel offentlige organisationer som private virksomheder. For at holde en skyhøj kvalitet arbejder virksomheden tæt sammen med sine kunder – helt fra kortlægningen af kundens behov til, at der udarbejdes en serviceplan og en fast struktur for arbejdet.

– Vi er kendt for at skabe nærvær i de ting vi laver, og vores opgaver er tilpasset til hver enkelt kunde.

Som servicesupermarked har vi mange produkter på hylderne, og vi tilbyder, at man kan bygge på efter behov, fortæller Steen Meedom.

 

Store krav til retvisende regnskaber og budgettering

Mange kunder og mange forskelligartede og løntunge opgaver stiller naturligvis krav til regnskab og budgettering.

– I forbindelse med regnskabets opfølgning måned for måned, bruger vi Toolpack i forbindelse med budgetdelen, når rapporteringen fra vores regnskabssystem bliver præsenteret for os i ledergruppen, siger Steen Meedom og fortæller videre, at Profilservice som rengøringsselskab er meget løntung og har brug for nøjagtigt at kunne se, om de budgetterede tilbud er lønsummen værd.

 

Toolpack stikker snablen ned i Excel og C5

–  Før Toolpack blev en del af hverdagen hos Profilservice, havde virksomheden sit eget Excel-udviklede regneark. Når vi fik tallene og udskrifterne fra C5, blev de lagt over i Excel manuelt.

–  Med Toolpack får vi en langt mere forfinet løsning, og så er der desuden den fordel, at vi ikke har to forskellige systemer. Man er jo hele tiden bange for, at når der er nogle, der skal tage nogle tal og taste dem ind i et andet ark manuelt for at præsentere det, så er der en fare for, at der sker fejl. Vores Toolpack-løsning stikker bare snablen ned i C5, suger tallene op, og putter dem over i et Excel-ark. Med Toolpack har vi sikkerhed for, at tallene er rigtige, og der er mindre manuelt arbejde ved operationen.

 

Grafisk fremstilling af tallene sikrer et bedre grundlag for beslutninger

–  Regnskabsfolk, der er vant til at arbejde med tal, kan godt gennemskue et stort regneark. Men ofte skal tal og udviklingstendenser vises til beslutningstagere.

–  Og så er Toolpacks grafiske fremstilling meget bruger- og præsentationsvenlig. Vi kan fx vælge emner ud og sige, at dét her vil vi gerne vise grafisk, fx med en grøn, gul og rød farve. Det bruger vi i stor stil, når vi skal præsentere dele af et regnskab og fx vise, hvor meget vi har brugt på underleverandører i en given periode. Så kan du på en lagkage vise nogle driftsfolk, om der er positiv udvikling.

 

Nye muligheder med Toolpack

Steen Meedom fortæller, at Profilservice netop har fået monteret en storskærm, der er super velegnet, når tallene skal præsenteres for fx bestyrelsen.

– Med Toolpack kan vi lynhurtigt vandre rundt i tallene, manipulere og selv lægge formler ind for at se en fremskudt analyse. Den giver os basis for at vise et eksakt billede på, hvordan vores verden ser ud, og når vi skal lave en fremadrettet strategi, er det nemt at lave lidt ønsketænkning på de parametre, vi gerne vil skrue på, slutter Steen Meedom.

 

Har du udfordringer med, at dine Excel ark ikke længere kan give dig overblikket?

Så er du meget velkommen til at kontakte os for et gratis inspirationsmøde HER.